Система финансового планирования и согласования платежей
Внутренняя система учёта, согласования и контроля платежей, построенная на базе Битрикс24. Решение объединило работу финансового отдела, хранение документов, процессы согласования и выгрузку данных в единую систему отчётности.
Система финансового планирования и согласования платежей
Для централизации финансовых заявок в компании была создана система согласования платежей на базе Битрикс24 с автоматическим формированием отчётности в Google Sheets.
Ранее заявки и счета передавались через переписки и разрозненные таблицы. Финансовому отделу приходилось собирать данные из разных источников, выяснять текущие статусы согласования и вручную переносить сведения в отчёты.
Функциональные возможности системы
- Единый реестр платежей — заявки создаются и проходят согласование в отдельной CRM-воронке.
- Упрощённая подача заявки — сотрудник заполняет необходимые поля и прикладывает счёт без работы со всей карточкой сделки.
- Классификация расходов — детальные статьи затрат автоматически сопоставляются с финансовыми направлениями учёта.
- Контроль стадий — финансовый отдел видит заявки, ожидающие согласования, оплаты и завершённые платежи.
- Централизованный архив документов — приложенные счета сохраняются в структурированном файловом хранилище.
- Автоматическая отчётность — данные по текущим и завершённым платежам выгружаются в Google Sheets.
- Уведомления ответственных — сотрудники получают информацию о платежах, требующих дальнейших действий.
Организация финансового процесса
Основой решения стала отдельная воронка Битрикс24. Для каждой заявки предусмотрены реквизиты, статья расходов, документы и стадия обработки. Движение по воронке отражает фактическое состояние платежа, а не переписку участников.
Для классификации расходов используется сопоставление детальных статей затрат с укрупнёнными направлениями финансового учёта. Это позволяет сотрудникам выбирать понятную им категорию, сохраняя единообразную структуру аналитики для финансового отдела.
Пример выбора статьи:
Бизнес-процесс определения головного раздела статей.
Прикреплённые к заявкам счета автоматически копируются в отдельное файловое хранилище с распределением по периодам. Документы остаются доступны независимо от поиска конкретной сделки в CRM.
Отчётность и контроль
Информация о заявках передаётся из Битрикс24 в Google Sheets. Для финансового отдела подготовлены два представления: актуальные платежи к оплате и архив проведённых операций.
Такое разделение сохраняет привычный табличный формат финансового контроля, исключая необходимость повторно вносить сведения, уже заполненные сотрудниками в CRM.
Для внедрения подготовлены инструкции и обучающие материалы, включая видео по работе с заявками и их согласованию.
Результат для бизнеса
Компания получила единый процесс от создания финансовой заявки до фиксации оплаты. Статусы и документы находятся в Битрикс24, а актуальная финансовая отчётность формируется на основе данных системы. Это снижает объём ручного переноса информации, упрощает поиск счетов и делает согласование платежей более управляемым.
