Система финансового планирования и согласования платежей

Система финансового планирования и согласования платежей в Битрикс24

Внутренняя система учёта, согласования и контроля платежей, построенная на базе Битрикс24. Решение объединило работу финансового отдела, хранение документов, процессы согласования и выгрузку данных в единую систему отчётности.

Проект был создан для замены разрозненного процесса работы через мессенджеры и ручные таблицы. В результате все заявки на оплату, счета и статусы согласования были перенесены в единый бизнес-процесс с прозрачным контролем каждого этапа.

Основой решения стала специализированная воронка финансового планирования, адаптированная под внутренние процессы компании.

Функциональные возможности системы:

• создание заявок на оплату через упрощённую форму без необходимости открытия полной карточки;
• настройка специализированных полей для финансового учёта;
• автоматическая классификация платежей по статьям и направлениям расходов;
• управление жизненным циклом заявки через систему стадий согласования;
• централизованное хранение счетов и сопроводительных документов;
• автоматическое формирование ссылок для доступа к документам;
• уведомление ответственных сотрудников о платежах, требующих согласования или оплаты;
• экспорт данных в систему финансовой отчётности.

Для отражения различных сценариев движения денежных средств была реализована детализированная структура статусов и стадий обработки. Это позволило учитывать особенности разных типов расходов и повысить прозрачность движения заявок между подразделениями.

Особое внимание уделено работе с документами. Прикреплённые счета автоматически сохраняются в структурированное файловое хранилище с распределением по периодам, что значительно упрощает поиск и последующую работу с финансовой документацией.

Для финансового отдела была организована автоматическая выгрузка данных в Google Sheets. Отчётность разделена на два основных направления:

• текущие заявки, ожидающие оплаты;
• история всех проведённых платежей за весь период работы системы.

Такой подход позволил сохранить привычный для сотрудников формат аналитики и одновременно исключить ручной перенос данных между системами.

Дополнительно были подготовлены обучающие материалы для сотрудников и руководителей, включая видеоинструкции по работе с системой и описание ключевых бизнес-процессов.

В результате компания получила единый инструмент финансового планирования и контроля платежей, обеспечивающий прозрачность процессов, снижение количества ручных операций и оперативный доступ к актуальной информации по всем платежам и согласованиям.